Ktoś ci powiedział, że musisz posiadać numer NIP, aby rozliczać się z urzędem skarbowym? A może zakładasz własną działalość i nie wiesz, gdzie zgłosić się o nadanie Numeru Identyfikacji Podatkowej? Wyjaśniamy wszystko, co warto wiedzieć na temat NIP.
Czym jest NIP?
Numer Identyfikacji Podatkowej, czyli NIP, to kod składający się z dziesięciu cyfr, który przyporządkowuje się podatnikom w Polsce. Każdy numer jest inny — system nie dopuszcza duplikatów, co gwarantuje unikatowość identyfikatora w całym kraju.
Każda cyfra w numerze NIP ma określone znaczenie. W przypadku identyfikacji VAT EU przed numerem stosuje się prefiks kraju — dla Polski to litery PL. Kiedy będzie ci to potrzebne? Gdy prowadzisz wymianę handlową z przedsiębiorcami z innych krajów Unii Europejskiej. Wtedy na każdej fakturze musi znaleźć się pełny identyfikator VAT EU zapisany w formie ciągłej, bez przerw, myślników ani spacji (np. PL1234567890).
Pierwsze trzy cyfry to kod urzędu skarbowego, w którym numer został nadany. Następne sześć cyfr stanowi ciąg losowo generowany przez system centralny. Ostatnia, dziesiąta cyfra, to cyfra kontrolna obliczana algorytmem modulo 11 — służy do weryfikacji poprawności całego numeru.
Kto musi mieć nadany numer NIP?
Do 2012 roku każdy podatnik musiał wystąpić o nadanie numeru NIP. Dziś przepisy tego nie wymagają — w większości przypadków wystarczy PESEL. Co więcej, NIP-u nie nadaje się osobom fizycznym, które jednocześnie spełniają trzy warunki: nie prowadzą działalności gospodarczej, nie są zarejestrowane jako podatnicy VAT oraz nie występują w roli płatników podatków ani składek ZUS.
Obowiązek posiadania NIP dotyczy:
- przedsiębiorców — niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności,
- podatników VAT — zarówno czynnych jak i zwolnionych,
- płatników składek ZUS — nawet jeśli nie prowadzą działalności,
- płatników podatków — np. osób zatrudniających pracowników na podstawie umowy o pracę.
NIP przypisywany jest do konkretnej osoby lub podmiotu na stałe. Nie zmienia się wraz ze zmianą miejsca zamieszkania, formy opodatkowania czy nawet rodzaju działalności. Jeśli prowadzisz kilka przedsiębiorstw, wszystkie identyfikowane są tym samym numerem.
Jak nadać numer NIP?
Sposób nadawania numeru NIP zależy od statusu wnioskodawcy — inaczej przebiega procedura dla osób fizycznych, inaczej dla podmiotów prawnych.
Osoby fizyczne rozpoczynające działalność gospodarczą
Gdy jesteś osobą fizyczną rozpoczynającą działalność gospodarczą podlegającą wpisowi do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), zgłoszenie o nadanie NIP składasz razem z wnioskiem o wpis CEIDG-1. Obecnie możesz to zrobić on-line — m.in. za pośrednictwem profilu zaufanego ePUAP, przez aplikację mObywatel z podpisem kwalifikowanym lub bezpośrednio w urzędzie gminy.
Po złożeniu wniosku CEIDG-1 system automatycznie nadaje numer NIP w ciągu kilku minut. Nie musisz oddzielnie zgłaszać się do urzędu skarbowego — wpis do CEIDG skutkuje jednoczesnym wpisem do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz do rejestru podatników prowadzonego przez naczelnika urzędu skarbowego.
Osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami
W sytuacji, gdy nie prowadzisz działalności, ale kwalifikujesz się do nadania numeru NIP (np. jesteś płatnikiem składek ZUS zatrudniającym opiekunkę dziecięcą), musisz złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7 bezpośrednio w właściwym miejscowo urzędzie skarbowym lub przesłać je pocztą. Formularz NIP-7 dostępny jest na stronie podatki.gov.pl.
Urząd skarbowy ma obowiązek nadać numer w ciągu trzech dni roboczych od daty wpływu wniosku. Zaświadczenie o nadaniu NIP (druk NIP-B) otrzymujesz pocztą na adres wskazany we wniosku lub możesz je odebrać osobiście w urzędzie.
Podmioty prawne i jednostki organizacyjne
NIP dla podmiotów można nadać na dwa sposoby — za pośrednictwem KRS lub składając wniosek NIP-2. Z pośrednictwa KRS mogą skorzystać spółki z o.o., spółki akcyjne, komandytowo-akcyjne oraz fundacje i stowarzyszenia. W tej sytuacji NIP zostaje nadany automatycznie po dokonaniu wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego — dane przesyłane są z sądu do Centralnego Rejestru Podatników bez dodatkowych formalności ze strony wnioskodawcy.
Natomiast wniosek NIP-2 muszą składać m.in.:
- spółki cywilne,
- spółki jawne,
- spółki partnerskie,
- spółki komandytowe (jeśli nie są rejestrowane w KRS),
- inne jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej.
Formularz NIP-2 składa się w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na siedzibę podmiotu. Termin nadania numeru to również trzy dni robocze od daty wpływu kompletnego wniosku wraz z wymaganymi załącznikami (np. umową spółki, pełnomocnictwami).