Dobrze zaprojektowane rozwiązania informatyczne mogą w znacznym stopniu wpłynąć na efektywność pracy przedsiębiorstwa. Jednak, aby się to udało, muszą być idealnie dopasowane do specyfiki firmy, a także intuicyjne i w pełni zrozumiałe dla ich użytkowników. W tym celu warto znać podstawowe zasady UX. Zobacz, jak znajomość user experience sprawdzi się przy projektowaniu systemów IT.
Od czego zacząć projektowanie własnego systemu informatycznego?
Projektowanie rozwiązań informatycznych to działanie wieloetapowe, które najłatwiej będzie zrozumieć na konkretnym przykładzie. Załóżmy więc, że chcemy zaprojektować dedykowany system CRM, czyli narzędzie, które będzie służyć w naszej firmie do zarządzania relacjami z klientami, a także gromadzenia wszelkich istotnych dla nas informacji biznesowych. Od czego powinniśmy zacząć?
Punktem wyjścia do zaprojektowania jakiegokolwiek systemu jest rozpoznanie potrzeb firmy. Powinniśmy się dokładnie zastanowić, co chcemy, aby usprawnił dedykowany system CRM? W tym celu powinniśmy m.in.:
- przeanalizować procesy, jakie zachodzą w przedsiębiorstwie
- sprawdzić, ilu pracowników będzie korzystać z aplikacji
- zidentyfikować wąskie gardła w obecnym obiegu informacji
- określić rodzaje danych wymagających przechowywania i przetwarzania
Następnie możemy skupić się na zaprojektowaniu funkcjonalności, które odpowiedzą na zdefiniowane wcześniej potrzeby. Jest to jeden z najbardziej odpowiedzialnych etapów projektowania IT — źle dobrane funkcje mogą skutkować niewykorzystanym potencjałem systemu albo nadmiarem opcji, które dezorientują użytkowników.
Planowanie warstwy graficznej
Jednak w tym artykule najbardziej będzie nas interesował trzeci, ostatni etap (przed powstaniem prototypu), czyli planowanie warstwy graficznej, którym rządzą zasady UX i UI. To właśnie ten etap często decyduje o finalnej akceptacji systemu przez zespół — nawet najbardziej zaawansowana funkcjonalność pozostanie niewykorzystana, jeśli interfejs będzie nieintuicyjny lub chaotyczny.
Czym jest user experience w kontekście systemów IT?
User experience to projektowanie doświadczeń użytkownika, czyli wszelkie działania, które mają sprawić, że dany produkt (na przykład aplikacja) będzie wzbudzał pozytywne odczucia w osobach, które z niego korzystają. Najważniejsze kwestie, o których powinniśmy pamiętać, projektując warstwę graficzną to:
- stworzenie intuicyjnego interfejsu — użytkownik musi wiedzieć, gdzie kliknąć, aby wykonać daną akcję
- możliwość szybkiego dostępu do najczęściej używanych informacji — funkcje używane rzadziej mogą być ukryte głębiej w strukturze menu
- logiczna hierarchia treści — dane powinny być grupowane według zadań, a nie przypadkowo
- spójność terminologii — to samo działanie nie może być opisywane raz jako „zapisz”, a innym razem „zatwierdź”
Nie bez znaczenia pozostanie również wygląd wszelkich tabel, ikon czy kolorystyki naszej aplikacji. Zgodność z zasadami UX i UI w dużej mierze wpływa na to, czy zaprojektowany system „przyjmie się” w firmie oraz czy użytkownicy będą umieć z niego korzystać. Jest więc niezwykle odpowiedzialnym etapem w całym procesie tworzenia rozwiązań informatycznych.
Podstawowe zasady projektowania aplikacji przyjaznych użytkownikom
A jakie są podstawowe zasady UX? O czym koniecznie trzeba pamiętać, projektując np. aplikację?
Widoczność statusu systemu
Użytkownik powinien zawsze wiedzieć, w którym miejscu się znajduje — dobrze widoczny powinien być zatem status systemu. Oznacza to nie tylko oznaczenie aktywnej zakładki w menu, ale również:
- pasek postępu przy długotrwałych operacjach
- informacje zwrotne po wykonaniu akcji (np. „dane zapisano pomyślnie”)
- wyraźne rozróżnienie między trybem odczytu a edycji
Kontrola użytkownika i możliwość cofnięcia akcji
Ponadto użytkownik powinien czuć, że ma kontrolę nad systemem, tzn. jeśli pomyli się na jakimś etapie, będzie mógł poprawić swoje błędy. Kluczowe jest tutaj zastosowanie mechanizmów takich jak:
- przycisk „cofnij” dostępny po każdej operacji
- potwierdzenia przed usunięciem danych („czy na pewno chcesz usunąć…”)
- możliwość przywrócenia poprzednich wersji dokumentów
- automatyczne zapisywanie roboczych wersji
Spójność i czytelność komunikatów
Wszelkie komunikaty, które będą się wyświetlać w aplikacji, powinny być ze sobą spójne i czytelne. Oznacza to unikanie żargonu technicznego w komunikatach dla końcowych użytkowników oraz stosowanie jednolitego formatu powiadomień — np. błędy zawsze na czerwono u góry ekranu, potwierdzenia na zielono w prawym dolnym rogu.
Przejrzystość i minimalizm interfejsu
Dobrze zaprojektowana aplikacja to ta przejrzysta i estetyczna, która będzie zawierać jedynie niezbędne informacje. Zasada „mniej znaczy więcej” sprawdza się szczególnie w przypadku narzędzi używanych codziennie — nadmiar elementów wizualnych rozpraszają uwagę i spowalniają pracę. Warto zastosować tzw. progressive disclosure, czyli stopniowe odsłanianie dodatkowych opcji tylko wtedy, gdy użytkownik ich potrzebuje.
Testowanie prototypu z rzeczywistymi użytkownikami
Nawet najlepiej zaprojektowany system wymaga weryfikacji w warunkach rzeczywistego użytkowania. Przed wdrożeniem warto przeprowadzić testy z grupą reprezentatywnych użytkowników, obserwując jak radzą sobie z podstawowymi zadaniami. Taki proces pozwala wykryć błędy projektowe, które projektantom mogły umknąć — to, co wydaje się oczywiste osobie znającej system od środka, niekoniecznie będzie intuicyjne dla nowego użytkownika.
Iteracyjne doskonalenie rozwiązania
Warto pamiętać, że projektowanie systemów IT to proces ciągły. Po wdrożeniu system powinien być regularnie aktualizowany w oparciu o feedback użytkowników. Zbieranie opinii, analiza problemów zgłaszanych przez pracowników oraz monitorowanie sposobu korzystania z poszczególnych funkcji pozwala na stopniowe udoskonalanie rozwiązania i lepsze dopasowanie go do zmieniających się potrzeb organizacji.