Zlecenie prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe to częsta praktyka wielu firm, dla których rozwiązanie to jest tańsze i wygodniejsze. Oczywiście wybór nie jest tutaj prosty, z racji tego, że na rynku takich usług nie brakuje. Z tego też względu dobrze wiedzieć, na co zwracać uwagę, gdy szuka się biura rachunkowego do obsługi naszej firmy, dzięki czemu wybierze się takie, które rzeczywiście spełni nasze oczekiwania.
Kryteria wyboru dostawcy usług księgowych
Niewątpliwie biur rachunkowych na polskim rynku usług księgowych nie brakuje. To sprawia, że wybór tego właściwego nie jest taki prosty, jakby się chciało, a przecież spraw księgowych swojej firmy nie powinno oddawać się byle komu. Zanim więc wybierze się właściwe biuro, należy dokładnie je sprawdzić i nie chodzi tu tylko o ceny usług, ale także o posiadane doświadczenie, kwalifikacje, ubezpieczenia czy zakres usług. Podstawowe znaczenie ma również to, by księgowość była prowadzona z zachowaniem zasad bezpieczeństwa danych osobowych.
Weryfikując potencjalnego partnera biznesowego, warto zwrócić uwagę na długość jego działalności na rynku oraz referencje od obecnych klientów. Biuro funkcjonujące od wielu lat i posiadające ugruntowaną pozycję daje większą pewność ciągłości obsługi. Kolejnym elementem jest specjalizacja branżowa — jeśli prowadzimy firmę z konkretnego sektora (np. medycznego, budowlanego czy e-commerce), warto poszukać biura, które ma doświadczenie w obsłudze tego typu podmiotów.
Wymóg certyfikacji i kompetencji zawodowych
Co ważne, biuro rachunkowe musi posiadać odpowiednie uprawnienia (m.in. zdane państwowe egzaminy w Ministerstwie Finansów), które są potwierdzeniem posiadanych kwalifikacji. Obecnie praktycznie każdy może prowadzić działalność związaną z usługami księgowymi i nie ma konieczności legitymowania się certyfikatami, jednak czy ktoś chciałby ryzykować oddanie spraw finansowych osobom, które nie posiadają odpowiednich kompetencji?
Co istotne, takie uprawnienia wydawane są nie tyle biurom, ile księgowym. Firmy takie mogą przecież zatrudniać różnych pracowników, którzy niekoniecznie mają właściwe kwalifikacje i doświadczenie zawodowe. Przed podpisaniem umowy warto zapytać bezpośrednio, kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie naszej księgowości i czy ta osoba legitymuje się certyfikatem księgowym. Równie ważna jest przynależność do organizacji branżowych, takich jak Stowarzyszenie Księgowych w Polsce czy Krajowa Izba Doradców Podatkowych — członkostwo w tego typu instytucjach świadczy o przestrzeganiu kodeksu etyki zawodowej oraz regularnym podnoszeniu kwalifikacji.
Polisa odpowiedzialności cywilnej jako zabezpieczenie
Kolejną rzeczą bezwzględnie wymaganą od biur rachunkowych jest posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej i jest to obowiązek nałożony przepisami prawa. Bez tego nie ma możliwości prowadzenia działalności w zakresie finansów, należy więc to dodatkowo sprawdzić. Jeżeli w biurze pracują doradcy podatkowi, w ich przypadku wymagane jest także dodatkowe ubezpieczenie indywidualne.
Dla wielu osób może być też istotne, w jakim towarzystwie ubezpieczeniowym została wykupiona polisa. Warto poprosić o okazanie aktualnej polisy OC i sprawdzić, jaka jest suma gwarancyjna — powinna być ona adekwatna do skali działalności zleceniodawcy. Im większa firma i bardziej skomplikowane jej operacje finansowe, tym wyższa powinna być suma ubezpieczenia. Dodatkowo dobrze zapytać, czy ubezpieczenie obejmuje także błędy popełnione przez pracowników biura, a nie tylko jego właściciela.
Spektrum świadczonych usług księgowych
Dla wielu firm i przedsiębiorstw ważne jest także to, jaki zakres usług oferuje dane biuro rachunkowe. Te mniejsze mogą proponować proste prowadzenie ksiąg rachunkowych i rozliczeniowych, te większe kompleksowe usługi z zakresu księgowości i prawa podatkowego, a także oferować szeroko pojęte doradztwo w zarządzaniu firmą i kadrą.
Małe firmy mają węższy zakres usług, ale i bardziej indywidualne podejście do klientów niż wielkie korporacje. Najlepiej więc będzie sprawdzić, co oferuje dana firma i wybrać takie rozwiązanie, które będzie nam najbardziej odpowiadało. Do standardowego pakietu mogą należeć:
- prowadzenie pełnej księgowości lub księgi przychodów i rozchodów
- rozliczanie VAT oraz deklaracji podatkowych (CIT, PIT)
- naliczanie wynagrodzeń i obsługa kadrowo-płacowa
- reprezentacja przed urzędami (US, ZUS, GUS)
- sporządzanie sprawozdań finansowych
- doradztwo podatkowe i optymalizacja obciążeń fiskalnych
Warto zwrócić uwagę, czy biuro oferuje również wsparcie w przypadku kontroli skarbowej lub ZUS-owskiej — taka pomoc może okazać się nieoceniona w sytuacjach wymagających obsługi prawnej firm. Część biur współpracuje z kancelariami prawnymi, co pozwala klientom na kompleksową ochronę interesów.
Zgodność z przepisami o ochronie danych
Klientami biur rachunkowych najczęściej są firmy, których dane osobowe powinny być dobrze chronione. Niedawno weszły w życie przepisy RODO, co za tym idzie, podpisując umowę na usługi księgowe, należy zwrócić uwagę, by dokumenty te były zgodne z obowiązującymi przepisami. W ten sposób będzie się miało pewność, że wszystkie dane są bezpieczne, a także uchroni się dzięki temu przed nieprzyjemnymi konsekwencjami.
Warto zapytać, w jaki sposób biuro przechowuje dokumentację finansową — czy korzysta z serwerów w chmurze, czy przechowuje dane lokalnie, jakie środki zabezpieczeń technicznych zostały wdrożone (szyfrowanie, kopie zapasowe, kontrola dostępu). Równie ważne jest sprawdzenie, czy pracownicy biura przeszli szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych oraz czy zawarta umowa określa precyzyjnie, kto jest administratorem danych, a kto ich podmiotem przetwarzającym. Dokument powinien również regulować kwestie odpowiedzialności w przypadku naruszenia przepisów RODO.
Koszty usług a relacja jakości do ceny
To, na co często zwraca się też uwagę, jest cena oferowanych usług. Może być ona mocno zróżnicowana, w zależności od takich czynników jak: wielkość biura rachunkowego, region, miejscowość czy zakres oferowanych usług oraz prestiż. Im większa i bardziej rozpoznawalna firma, tym usługi będą droższe. Nie oznacza to jednak, że mniejsze i tańsze biura są gorsze.
Duży wpływ będzie miało na to także indywidualne doświadczenie księgowego oraz posiadane kwalifikacje. Na cenę ma także wpływ to, z jakich usług chce się skorzystać — czy dotyczyć to będzie pojedynczych działań, czy ma być to obsługa kompleksowa. Szukając więc odpowiedniego biura rachunkowego, warto sprawdzić ofertę, a także dopytać się bezpośrednio o szczegóły, które nas interesują.
Przy porównywaniu ofert cenowych kluczowe jest zwrócenie uwagi na model rozliczeń. Niektóre biura oferują stałą opłatę miesięczną niezależnie od liczby dokumentów, inne naliczają opłaty za każdy dokument osobno. Warto także dowiedzieć się, czy w cenie miesięcznego abonamentu zawarte są konsultacje podatkowe i kadrowe, czy będą one dodatkowo płatne. Niekiedy najtańsza oferta po uwzględnieniu wszystkich kosztów dodatkowych okazuje się droższa niż propozycja z pozoru bardziej kosztowna, ale obejmująca szerszy pakiet usług.
Dostępność i jakość komunikacji z biurem
Sprawna komunikacja z biurem rachunkowym ma bezpośredni wpływ na komfort współpracy. Warto sprawdzić, w jakich godzinach możemy się skontaktować z księgowym, czy istnieje możliwość umówienia się na spotkanie poza siedzibą biura, a także jak szybko otrzymujemy odpowiedzi na pilne pytania. Niektóre biura wyznaczają opiekunów klienta, którzy są stałym punktem kontaktowym — takie rozwiązanie zapewnia ciągłość obsługi i lepsze zrozumienie specyfiki naszego biznesu.
Coraz większe znaczenie ma również informatyzacja wymiany dokumentów. Biura rachunkowe oferujące platformy online do przesyłania skanów faktur, generowania raportów czy podglądu bieżącej sytuacji finansowej firmy znacznie ułatwiają pracę przedsiębiorcy. Warto zapytać, czy biuro korzysta z nowoczesnych narzędzi księgowych, czy integruje się z programami do fakturowania używanymi przez klienta, oraz czy oferuje dostęp do panelu klienta 24/7.
Opinie i rekomendacje jako wskaźnik wiarygodności
Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto poszukać opinii o biurze w internecie — zarówno na portalach branżowych, jak i w mediach społecznościowych. Przydatne mogą okazać się także referencje od innych przedsiębiorców, zwłaszcza tych prowadzących podobną działalność. Negatywne recenzje dotyczące terminowości, błędów w rozliczeniach czy problemów z dostępnością powinny wzbudzić naszą czujność.
Równie ważne jest sprawdzenie, czy biuro nie figuruje w rejestrze podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków publicznych lub czy nie toczyły się przeciwko niemu postępowania sądowe związane z naruszeniem przepisów prawa podatkowego. Takie informacje można uzyskać za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Warto również zapytać biuro o możliwość kontaktu z obecnymi klientami, którzy mogliby podzielić się swoimi doświadczeniami.